為什麼網站系統要跟ERP或POS串接API?
一間有實體門市跟線上銷售的店家,每天開門營業,勢必有門市櫃台的電子收銀機、各種會計與發票用途的軟硬體、電商購物網站的線上商品前後台,甚至還有生產製造、貼標、出貨、點貨、進貨、倉管....等各種營運需求衍生的工具,但是這些工具的購買和簽約廠商,可能完全不一樣。
例如碰到企業主有以下需求:
- 購物網站有人付款時,會計用的軟體可以看到相關應收帳務,甚至幫開發票。
- 倉庫與門市把某商品的庫存賣完之後,商品已經斷貨了,購物網站的庫存也要歸零,不再讓人下單。
- 倉庫進貨,點完貨刷條碼時,購物網站的庫存又自動補回,開放下單
- 當購物網站有人下單付款之後,倉管處即透過系統自動產生相關單據,扣除庫存
當A公司的系統的商品庫存沒了,B公司的某系統的某個資料數值也要自動即時跟著變成0,這種不同系統間的自動化資料交換,就是需要系統串接,需要各系統間的 API 程式串接應用規範,還有更高的資訊安全規範。
這就跟常常逛一些拍賣網站,下單之後店家才跟你講這尺寸沒了,請您取消訂單? 或是頁面上下左右到處都標示「下單前請先詢問是否有庫存」,
這常常就是因為倉庫庫存跟拍賣網站上的庫存,仰賴人力更新,沒辦法自動化即時同步更新。當資訊科技能配合做到更多應用時,就能做出更好的體驗,降低消費者的惱怒,與企業營運的加班人力成本。
坊間也有許多廠商販售一條龍的產品,將上述從進貨到銷貨,從門市到線上需求,通通整合成一套,每個月需繳納月費,但尷尬的是,企業營運管理與銷售方式百百種,可能沒用到的功能和按鈕一大堆,卻永遠少了一個要用的功能,這時候就需要我們協助進行客製化開發。
網頁與ERP內部系統的串接方式大致可分為以下幾種
串接需求該優先詢問哪一方?
這個部分主要要看系統建立的先後順序,假設公司是先有ERP內部系統,之後才有網站,如果有串接的需求時,應該優先詢問ERP廠商是否有提供串接的服務,因為系統串接是需要兩方互相配合的,如果說ERP已經運行,理論上網頁這邊可能就盡可能配合。
ERP的串接方式大概可分為:
使用API對接
就安全性來說,比較建議使用此種方式,API的全名為Application Programming Interface,利用API可與其它網站進行資料上的串接及資訊共享,API的格式至少可分為JSON和XML兩種格式,此格式是一串結構性的文字,可以在網路上做資訊傳輸,作為兩種程式之間交換資料的媒介。目前比較大型的網站或是ERP廠商,都是透過這種方式進行串接,雙方針對需要用的欄位各自寫API去呼叫,等於是只丟出需要的欄位給對方,此作法資料傳輸即時,安全性也較高。
直接連線ERP資料庫
ERP廠商可以直接開放資料庫的權限,讓網頁去撈取或寫入所需要的資料,此作法會綁定網頁主機IP,避免資安上的風險。但是以實際案例上,大部分的ERP廠商較少使用這種方式串接,因為ERP內部系統裡面包含相當多的公司機密資訊,如開放的話,可能會有資訊外洩或是網頁中毒ERP系統也跟著中毒的風險,所以比較少ERP系統商使用這種方式。
EXCEL匯入匯出
實際上也有部分ERP廠商無法提供上述服務,因此只能靠EXCEL匯入匯出的方式做資料交換,此種方式的缺點也是非即時,會有資料不同步的時間差。
以上串接方式的費用最高的為API串接,直接連線資料庫的費用可能為最低,匯入匯出的功能因為牽涉到原本的系統功能是否製作,如無製作,針對此功能也通常需要額外處理。串接的方式基本上還是建議以API的串接方式為最佳。